Видове бизнес кореспонденция

Не толкова отдавна вече говорихме за правилата за общуване в официален бизнес стил и бизнес кореспонденция, сега е време да проучим самата структура на бизнес писмото.

Днес ще разгледаме ясен поетапен план за писане на бизнес писмо за конкретен шаблон. Защо да изучавате такива моменти?

Това е просто: нарушаването на реда на семантичните и структурни блокове в букви води до много проблеми. Компетентната структура на бизнес писмо ви позволява да:

• Подобрете значително ефективността на бизнес кореспонденцията.
• Намалете времето за изучаване и разбиране на посланието на съобщението.
• Присвояване на статут на професионалист.
• Предайте ясно и последователно всички ключови моменти от кореспонденцията.

Редът на елементите трябва да се спазва стриктно. Точка. Тук експериментите по принцип са невъзможни, тъй като вече е формирана универсална схема за писане на бизнес кореспонденция. Има „златен стандарт“, който трябва да се спазва.

Но преди да започнем да изследваме самата структура, нека разберем видовете бизнес писма.

Видове бизнес писма

Форматът "бизнес писмо" включва повече от 30 вида кореспонденция - от информационни известия до оферти и презентационни писма. Има много видове, така че е по-лесно да се каже това:

Всичко, което е предмет на официална кореспонденция между която и да е компания и получателя, може спокойно да се нарече служебно писмо.

Принципи за разделяне на бизнес писмата на типове

Тип 1. На тематична основа. Съдържанието на писмото пряко зависи от целта и предмета на писмото. Например се създава писмо с молба за разглеждане на оферта, жалба - носи иск, благодарствено писмо за изразяване на емоции.

Преглед 2. Ако е необходимо, отговорете. Повечето служебни писма изискват задължителен отговор, но има редица писма, на които отговорът е ненужен или не е критичен. Списък на буквите, които не изискват отговор или позволяват незадължителен отговор:

• Гаранционни писма.
• Писма с инструкции.
• Информационна кореспонденция;
• Писма за напомняне.
• Уведомителни писма.
• Мотивационни писма.

Официалният бизнес стил, както и много други неща, претърпява промени: с появата на Интернет, цифровия свят и онлайн комуникациите, количеството (и качеството) на комуникацията между хората нараства и достига безпрецедентно пропорции.

Сега, вместо да използвате шаблон, за да напишете стандартно приложение за почивка, изброяващо всички заглавия на шефа от дясната страна на листа (ако объркате страните, ще пренапишете), в много компании достатъчно е да отворите месинджъра по телефона и да пишете лично на шефа с молба за пренасрочване на ваканцията си по-късно (или по-рано).

Съкращаването на думи и използването на емотикони вместо официален бизнес тон не прави писмото по-малко уважително - напротив, сближава служители, подчинени и шефове, клиенти и мениджъри.

Важно е да се разбере, че ситуациите могат да бъдат различни, хората също, така че съвременният стил на делово общуване е подходящ само когато се уверите, че в компанията се предпочита обикновена комуникация без претенциозност пред официалността, а не обратно.

За да бъда по-убедителен и конкретен в статията си, освен текстове за съвременната руска и бизнес комуникация, прочетох и книгата на Максим Иляхов и Людмила Саричева „Нови правила за бизнес кореспонденция“. Въпреки факта, че предишният им бестселър „Пиши, намали“ не ми беше напълно ясен (рецензията на „Пиши, намали“), харесах книгата за бизнес кореспонденция. Съгласен съм с всички основни моменти, така че продължавайте, казвам ви:

Уважение

Авторите обръщат голямо внимание на уважението в деловата комуникация - и това не означава да пишете Вие и уважаеми, това означава да пишете правилно, ясно и без бързане.

• Задължително е да поздравите в началото на писмото, но само за първи път. Ако след първото писмо започнете диалог, няма нужда да се поздравявате с всяка буква;

Яснота

Ако писмото ви, съобщението ще бъде объркващо и трудно за съставяне - те не само няма да ви помогнат, но и ще ви се сърдят, защото губите допълнително време.

• Едно писмо - един въпрос. В едно съобщение можете да нарисувате няколко въпроса, в случай че всички са на една и съща тема.
• Ако използвате поща, не забравяйте да включите темата на писмото. Ако пратеници - напишете това, което искате да знаете, в първите редове и допълнително обяснете ситуацията.
• Дори комуникацията да премине на емоционално ниво - задръжте и не вървете. Независимо дали става дума за агресия или възхищение, най-добре е да използвате телефона или чата на живо, за да изразите емоциите си. В писмото трябва да обобщите същността на въпроса, запазвайки неутрален тон.
• Дългите въведения и дълги сбогувания не са най-необходимите и със сигурност не са най-важната част от писмото.

Видове бизнес кореспонденция

Кореспондентите разделят буквите на шест типа:

1) търговски споразумения, сделки и друга подобна кореспонденция;

2) отговаряйте на писма с благодарност;

Тези шест типа писма от своя страна са разделени в две категории:

Служебните бележки също са разделени на типове:

заповеди по кадрови въпроси, вътрешни разпоредби на институцията, правила за работа;

благодарности и поздравления;

напомняния, заявки за събитие.

В неформалната бизнес кореспонденция често се използват съкращения, едносрични думи и прилагателни: те създават впечатление за близко познаване, топлина и взаимно съчувствие. Прилагателни като

Бизнес кореспонденцията е неразделна част от всяко партньорство. Добре написаният текст в съответствие с етиката дава възможност за установяване на взаимоотношения между клиенти и доставчици, за увеличаване на имиджа и значимостта на компанията. Преди да напишете бизнес писмо, препоръчително е да се запознаете с основните правила.

Дефиниция на бизнес писмо и основни типове

Понятието за бизнес писмо е обжалване, изпратено от участник в бизнес кореспонденция до партньор. Целта на обжалването може да бъде различна, варираща от изпращане на търговска оферта, завършваща с израз на благодарност.

Гаранция

За да се предоставят на адресата гаранции относно намеренията на партньора, се изпраща гаранционно писмо. Задължително изискване при изготвянето на този вид обжалване е наличието на пълна информация за подателя, юридическия адрес на компанията, банкови данни. Също така, текстът на писмото трябва да съдържа думата "Ние гарантираме".

Търговска оферта

Този тип бизнес кореспонденция се използва в случаите, когато трябва да изпратите предложение за сътрудничество до потенциални партньори. Най-често текстът на писмото съдържа условия, към писмото е приложен ценоразпис или черен дроб на предоставяните услуги.

Търговска оферта - вид кореспонденция, която е предназначена за представяне на услуги или стоки

Оферта

Това е класическият тип търговско писмо. Офертата има за цел да изпрати официална оферта до доставчика. Разликата е между твърда оферта и никакво задължение. Първият случай се характеризира с точно изложение на условията на сделката. Вторият има за цел да предостави информация за принципната готовност за сътрудничество.

Внимание! За окончателното сключване на партньорството е необходимо да получите съгласие в писмо за отговор.

Забележка

Документ, който информира за предстоящо събитие, пратка на товари. Текстът трябва да съдържа конкретни дати, суми, часове.

Изглежда, че няма нищо трудно в деловата кореспонденция. Основното е да действате според шаблона - да поздравите, да заявите същността и накрая да приписвате „С уважение“. Но всъщност всичко е по-сложно. Има бизнес етика, неписани правила за комуникация по електронната поща и лайфхакове. И тогава има неща, които дразнят мнозина, въпреки че често са съветвани от авторитетни автори и бизнес книги.

Как да пиша, какви грешки да избягвам? Обсъждаме тези и други въпроси с експертите на Висшето медицинско училище.

Информацията ще бъде полезна за всички, които водят бизнес кореспонденция, и особено за мениджъри от всякакъв ранг.

Основите на бизнес кореспонденцията

Имейлът е един от основните комуникационни канали за клиенти, подчинени, колеги, доставчици и бизнес партньори. Бизнес кореспонденцията е баланс между проста комуникация и официалния език на научната литература. И всяко писмо е написано с определена цел, а не само за комуникация.

Правилното и добре оформено писмо е приятно и професионално впечатление за вашата организация и за вас лично. Начинът, по който се пише, също определя кога буквата се забелязва и как реагират на нея.

Нека поговорим за основните моменти, на които трябва да обърнете внимание.

Имейл адрес

В идеалния случай това е корпоративна опция, която посочва компанията, която представлявате, фамилното и собственото име.

Как да не го направя. Използвайте лична поща за бизнес кореспонденция (писмото ви може да се окаже в спам или просто няма да бъде отворено, тъй като не е ясно кой е подателят).

Сами преценете колко етично и приемливо е да използвате имейл адреси като princesska @ mail за бизнес цели. u, kotenok @ gmail. om, zaika @ yandex. u, businka @ mail. u и други. Особено ако някой от мениджърския екип пише.

Ако по някаква причина вашият имейл не е корпоративен, регистрирайте отделна пощенска кутия с вашето име и фамилия.