Как да напиша бизнес писмо

Бизнес писмо на английски език; регистрация, видове кореспонденция и примерно писмо

Как да напиша бизнес писмо на английски: прости правила

Разбира се, електронната поща е най-бързият и удобен начин за обмен на рутинни бизнес съобщения с англоговорящи партньори, но класическото "хартиено" бизнес писмо все още е предпочитаният и солиден начин за предаване на важна информация.

Внимателно изработеното писмо, отпечатано на стилна бланка, може да бъде мощен инструмент за бизнес комуникация. Може би не си струва да се обяснява, че впечатлението от писмото, дори и с най-изкусителното търговско предложение, може да бъде развалено, ако външният му вид не съответства на общоприетото.

За да сте сигурни, че всяко писмо под логото на вашата компания отговаря на изискванията за формат, който се счита за стандарт за бизнес кореспонденция в англоговорящата среда, следвайте тези насоки за писане на бизнес писмо на английски: <

Правило №1: Разделете текста на писмото на блокове.

Когато получавате следващото си писмо от чуждестранен колега, обърнали ли сте внимание на факта, че е много лесно да се „прочете“? Тайната на неговата яснота и последователност е проста: днес всички англоезични бизнес документи използват блокова структура.

Смята се, че този принцип на структуриране на информацията е най-подходящ за нуждите и изискванията на съвременния свръхзает човек и помага да се справи с непрекъснатия поток от бизнес кореспонденция.

Първо, можете да спестите време на етапа на съставяне на писмо, като го съберете, подобно на конструктор, от отделни семантични блокове - „Адрес на подателя“, „Дата“, „Адрес на получателя“, „Поздрав“ , "Header", "Ending" и др. На второ място, чрез отваряне на такова "блоково" писмо, получателят може бързо да навигира в съдържанието му.

Структурата на блока осигурява следните конструктивни характеристики:

  • целият текст на писмото е разделен на параграфи с един отстъп между тях;
  • червената линия не се използва;
  • пунктуацията е отворена, т.е. . липсват нефункционални периоди и запетаи;
  • подравняването се извършва вляво.

Правило №2: Пишете на прост и разбираем език.

В деловия свят кореспонденцията играе огромна роля. Започвайки от търговски оферти и завършвайки с изпращане на фактури и фактури. В момента почти цялата бизнес кореспонденция се води в електронна форма, но това не променя общоприетите правила за бизнес писма, дори ако те са електронни. Нека разберем как да напишем правилно бизнес писмо на английски език.

Бизнес писмо - бизнес писмо

Основни видове бизнес писма

Все още има огромен брой типове и подвидове бизнес съобщения (Поръчка, отговор на поръчка, фактура, извлечение и т.н.) и ще са необходими повече от една статия, за да се обърне внимание на повечето от тях.

Правила за съставяне на бизнес писмо

Всъщност няма много правила. Няма да е трудно за човек със средни познания по английски да го състави, колкото и трудно да изглежда. Най-важното е, че писмото е съставено от блокове. Тази структура ви позволява бързо да четете информация. И тук всеки, както получателят, така и подателят, спестява време. Подателят събира блокове заедно: адреса на подателя, датата, адреса на получателя, обжалването, въведението и т.н. И получателят вече знае къде е основната информация и се запознава с нея.

Също така, блоковата структура предполага редица функции:

  • тялото на писмото е изградено от параграфи с едно тире;
  • няма червена линия;
  • целият текст е подравнен вляво.

Втората характеристика е, че не е нужно да пишете твърде украсени фрази. Изреченията са прости и кратки.

Компоненти на бизнес писмо

И сега ще анализираме така наречения скелет на бизнес писмо, неговата структура и подредба на елементите:

  • Заглавие (заглавие):
  • Адрес на подателя - в горния ляв ъгъл. Ако формулярът е корпоративен, адресът вече е прикрепен.
  • Адресът на получателя е вляво, под адреса на подателя. Формат: от най-малкия до най-големия (име, номер на къща, улица, град, пощенски код, държава).
  • Дата - три реда под адреса на получателя или в горния десен ъгъл. Формат: ден / месец / година. Не се използват запетаи.
  • Поздрав (обжалване) или как да започнете писмо.
  • Основната идея (основният текст на съобщението) е в централната част на писмото.
  • Заключителна фраза (израз на благодарност и допълнителни намерения). Крайна формула за учтивост; Подпис; Име, фамилия и заглавие на подателя.
  • Приложение - показва, че писмото съдържа допълнителни материали (рекламна брошура или брошура).
  • Може да съдържа послепис, инициали на изпълнител.

Примерно писмо

В днешно време бизнес писма, отпечатани на хартия и проектирани на бланки, почти никога не се използват. По-голямата част от кореспонденцията мигрира към електронна поща, социални мрежи и незабавни съобщения. Но това не означава, че бизнес писмото е остаряло.

Във всяка кореспонденция трябва да се придържате към определени правила. Освен това нормите се различават в зависимост от това къде се осъществява комуникацията и кой е адресатът. Подготвили сме материал, в който ще анализираме основните видове бизнес писма и правилата, които трябва да се спазват в деловата кореспонденция.

Препоръчително: Jesica - приложение за промоция на Instagram (от създателите на Instaplus.). Инсталирайте Jesica на вашия телефон или компютър с Android и приложението ще хареса, абонира и отпише, сякаш го правите сами:

  • Няма блокове. Ограниченията работят така, сякаш правите всичко ръчно.
  • Безопасно. Не е необходимо да въвеждате парола за вашия акаунт.
  • Висока скорост. Можете да поставите до 1000 харесвания и 500 абонамента на ден.
Опитайте 5 дни безплатно >> Рекламирайте

Какво е бизнес писмо

Понастоящем тази категория включва всички писма и съобщения, свързани с търговски дейности, организационни и текущи проблеми на компанията. Ако по-рано, когато пишеха бизнес писмо, те се придържаха към строги правила, сега трябва да адаптирате стила към ситуацията и да вземете предвид спецификата на комуникационния канал.

Спазвайте общите правила за бизнес кореспонденция:

  • Неутрален тон на комуникация. Без фамилиарност, грубост или прекалена учтивост.
  • Кратка и ясна информация. Не са необходими дълги въведения или неясен език. Разчитайте на факти, представете същността на посланието без вода и излишна информация. Препоръчителната дължина е не повече от една страница, останалата информация трябва да се прехвърли в приложението и да се прикачи като файл.
  • Точна дефиниция на адресата, ако съобщението е насочено към конкретно лице.
  • Ясна структура. Твърд лист текст се възприема зле.
  • Размерът на текста е адаптиран към комуникационния канал. Не трябва да изпращате множество съобщения в месинджъра или да изпращате имейл с дължина няколко екрана.
  • Избягвайте съкращения, съкращения и жаргон, особено ако това е първото изпращане на имейла. Изключение е високоспециализираната кореспонденция.
  • Не започвайте да разговаряте извън работното време. Това се счита за лош вкус.
  • Бъдете ясни относно подателя и всички налични комуникационни канали.

В зависимост от получателя и целта, за която е направено бизнес писмото, могат да се разграничат следните видове:

  • Предложения за сътрудничество. Най-често това е документ от установената форма. Тя може да бъде еднаква за всички адресати (кръгова) или персонализирана. В този случай се посочва конкретно лице или длъжност (например „Началник на отдела за снабдяване“).
  • Бизнес кореспонденция с партньори. С негова помощ се решават всички текущи проблеми, отправят се заявки и се решават проблеми, възникващи в процеса на работа.
  • Писма до клиенти. Можете да ги информирате за ново пристигане на стоки, промоции и др. Най-често се формира клиентска база, според която се извършва изпращането.
  • Кореспонденция с властите, досъдебни предупреждения, решаване на правни въпроси.

Писмата могат да бъдат адресирани до конкретен служител или мениджър или да имат общ характер. Те също са разделени на такива, които изискват отговор, и такива, на които не е необходимо да се отговаря.

Как да се използва в съвременния свят

Бизнес етикетът обхваща не само човешкото поведение в обществото по време на лична комуникация между хората, но също така установява правилата, които трябва да се спазват в писмената комуникация. Как да се води бизнес кореспонденция правилно и в съответствие с изискванията е от интерес за всеки, който се занимава с професионални дейности или активно взаимодейства с различни органи, решавайки техните проблеми, например като потребител на услуга.

Предимствата на бизнес кореспонденцията пред други видове пренос на информация

Въпреки факта, че изготвянето на бизнес писма отнема време за написването им, тази форма на комуникация има неоспорими предимства.

  • Те могат да се използват за предаване на важна официална и поверителна информация, ако тя не може да бъде предадена устно.
  • Създадените съобщения могат да продължат дълго време, можете да се върнете към тях и да преразгледате съдържанието.
  • Писмо може да бъде изпратено едновременно до няколко получатели с един и същ текст, което ви позволява значително да спестите време за подготовка и изпращане на писма по една и съща тема.

Видове бизнес кореспонденция

Бизнес кореспонденцията е вид бизнес комуникация, осъществявана в писмена форма за обмен на информация от официален и бизнес характер.

Самата концепция за официалност на кореспонденцията означава наличие на официална или друга служебна информация в нея, която по някаква причина не може да бъде предадена на адресата устно или неофициално. Изпращайки официално съобщение, авторът му подчертава своето делово отношение към темата. В същото време той трябва или да представлява организацията, като посочва всички съответни подробности, или да говори от свое име, като се подписва с истинското си фамилия, име и бащино име и предоставя данни за местоположението си или контакти за по-нататъшен обмен на информация.

Класификация на бизнес кореспонденцията

Бизнес съобщенията могат да бъдат класифицирани според различни причини.

В зависимост от това дали писмото излиза извън една организация, има два вида:

Според целта на бизнес съобщението кореспонденцията се разделя на следните типове.

  • Информационно писмо.
  • Писмо за съобщение.
  • Писмо за кандидатстване.
  • Писмо за искане.
  • Писмо за оферта.
  • Поканващо писмо.
  • Писмо за продажба.
  • Писмо за напомняне.
  • Писмо за иск.
  • Гаранционно писмо.
  • Справочно писмо.
  • Етикетни букви.

Един източник на бърза комуникация на работното място е имейл. Този начин на предаване и получаване на информация е важна част от взаимодействието между колеги, ръководство и подчинени, партньори и други. За ефективна комуникация на събеседниците и спазване на субординацията е необходимо да се вземат предвид правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща.

Защо са необходими единни правила за имейли

Бизнес взаимодействието почти изцяло се премести в Интернет пространството. Добре написаните и добре оформени писма подчертават репутацията на компанията, стават нейна визитна картичка и позволяват на служителите да разберат точно представената информация.

Основните правила за бизнес електронна комуникация са както следва:

  • точност и точност при обмена на информация;
  • уважително отношение към опонента и неговата бизнес позиция;
  • спазване на принципите за поверителност.

Единните стандарти за писане на електронна жалба отчитат възможността за правилно показване на различно оборудване - стационарни компютри или мобилни устройства.

Примерни бизнес писма

Интернет кореспонденцията ви позволява бързо да разрешавате различни търговски проблеми. Обикновено цялата кореспонденция е разделена на няколко категории в зависимост от съдържанието и целта на взаимодействието с адресата.

Информационен

Този тип кореспонденция е некомерсиална кореспонденция с цел информиране на адресата, например за валидността или прекратяването на договора, за спецификата на дейността на компанията, асортимента от продукти или услуги осигурени, персонални промени и планирани събития.

Известията се използват като ефективен маркетингов инструмент за:

  • мрежова промоция на стоки или марка;
  • привличане на клиенти или партньори;
  • увеличаване на продажбите.

Популярни публикации
10 места, които си струва да посетите в Белгия

Между другото, Брюж е най-популярният град за туристи и с основание! Това е и един от най-романтичните и красиви градове в Европа. Брюж е красив

  • . 11 минути
Байкал вместо "в чужбина"

Новини от първа ръка

  • . 10 минути
Използваме бисквитки
Използваме бисквитки, за да гарантираме, че ви даваме най-доброто преживяване на нашия уебсайт. Чрез използването на уебсайта се съгласявате с използването на "бисквитки".
Позволяват "бисквитките".